仕事をする上で、コミュニケーションは欠かせない要素。
上司や同僚とのやり取り、取引先との交渉、チーム内での情報共有など、あらゆる場面で必要になってくる。
でも、「もっとスムーズに話せたらいいのに…」「どうしたら伝わるんだろう？」と悩むことも多いはず。
そこで今回は、仕事におけるコミュニケーションの重要性と、コミュニケーション能力を高める方法について紹介！
ちょっとした意識の変化で、職場でのやり取りがぐっとスムーズになるかもしれないので、ぜひ参考にしてみて。
仕事におけるコミュニケーションの重要性
仕事はチームワーク。
一人で完結する業務はほとんどなく、誰かと協力しながら進めていくもの。
職場でのコミュニケーションがスムーズにいくと、こんなメリットがある。
- 信頼関係の構築
上司・部下・同僚との信頼関係が深まり、仕事がしやすくなる。 - ミスの防止
誤解や認識のズレがなくなり、仕事のミスが減る。 - 業務の効率化
情報がスムーズに共有され、無駄な手間が省ける。
逆に、コミュニケーションがうまく取れないと、こんなデメリットも…。
- 認識のズレによるトラブル
指示の内容が曖昧だったり、報告が不十分だったりすると、業務の進行に支障をきたす。 - 人間関係の悪化
誤解やすれ違いが増えると、職場の雰囲気がギスギスすることも。
仕事のパフォーマンスを上げるためにも、コミュニケーション力を磨くことはとても大切！
仕事で求められる3つのコミュニケーション能力
仕事で必要なコミュニケーション能力は、大きく分けて3つ。
「話すのが苦手…」という人も、まずはこの3つを意識することから始めてみて。
1. 伝える力
自分の考えや情報を、相手に正確にわかりやすく伝える力。
たとえばこんな場面で役立つ。
- 会議で意見を述べる
- 上司に報告をする
- お客様に商品やサービスを説明する
伝え方が曖昧だと、誤解が生まれたり、相手に不信感を与えたりすることも。
「結論を先に伝える」「簡潔に話す」ことを意識すると、スムーズに伝わるようになる。
2. 受け取る力
相手の話をしっかり聞き、正確に理解する力。
- 上司からの指示を的確に把握する
- 取引先の要望を正しく受け止める
- チームメンバーの意見に耳を傾ける
「聞く」と「理解する」は違うもの。
相手の話をただ聞くだけでなく、「相槌を打つ」「要約して確認する」ことで、より深く理解できるようになる。
3. 行動を促す力
相手に納得してもらい、行動につなげる力。
- 部下に業務を依頼する
- クライアントに契約を結んでもらう
- チームのモチベーションを上げる
ただ情報を伝えるだけでは、相手は動いてくれないこともある。
説得力のある言葉を選んだり、感情に訴えたりする工夫が必要！
職場でのコミュニケーションの種類
仕事では、対面だけでなくさまざまな方法でコミュニケーションを取ることがある。
それぞれの特徴を知って、使い分けてみよう。
対面コミュニケーション
直接会話することで、表情や声のトーンも伝わる。
リアルタイムでやり取りができるので、意思疎通がスムーズ。
注意点
- 言葉遣いや表情に気をつける
- 相手が話しやすい雰囲気を作る
メールコミュニケーション
業務連絡や正式なやり取りに向いている。
記録が残るので、あとで見返すことができるのもメリット。
注意点
- 簡潔でわかりやすい文章を心がける
- 誤解を招かない表現を選ぶ
チャットコミュニケーション
気軽にやり取りができるのが魅力。
ちょっとした確認や情報共有に便利。
注意点
- カジュアルになりすぎないよう注意
- 要点を明確にする
コミュニケーション能力を高める5つの方法
「もっとスムーズに話したい！」と思ったら、まずはこの5つを意識してみて。
1. 結論から話す
最初に結論を伝えることで、相手が理解しやすくなる。
ダラダラ話すと、聞き手が混乱してしまうので注意。
2. 相手の話をよく聞く
話すよりも「聞く」ことが大事。
相槌を打ったり、オウム返しをしたりすることで、相手に「ちゃんと聞いてるよ」と伝わる。
3. 自己開示をする
自分の考えや気持ちを伝えることで、相手との距離が縮まる。
ただし、自分の話ばかりにならないようバランスが大切。
4. 接しやすい雰囲気を作る
表情や声のトーンに気をつけるだけで、話しやすい雰囲気になる。
雑談を交えるのも効果的！
5. シンプルな言葉を使う
専門用語や難しい言葉を使いすぎると、伝わらないことも。
誰にでもわかる言葉を選ぶことが大切。
まとめ
職場でのコミュニケーションは、信頼関係を築き、仕事の効率を上げるために必要不可欠！
「伝える」「受け取る」「行動を促す」の3つの能力を意識して、スムーズなやり取りを目指してみよう。
ちょっとした工夫を積み重ねることで、職場の雰囲気が変わり、仕事がもっと楽しくなるかも！
今日からできることを少しずつ取り入れて、ぜひ実践してみてね。